Cách ghi biên bản cuộc họp đúng chuẩn 2019 không phải ai cũng biết

61 Lượt xem

Với nền kinh tế nước ta hiện nay đang mang lại nhiều tiềm năng cũng như cơ hội để các cơ sở, doanh nghiệp trở nên phát triển mạnh và “mọc lên như nấm”. Do vậy mà nguồn việc làm cũng trở nên phong phú và có nhiều lựa chọn hơn cho người lao động. Đặc biệt giới trẻ đang có xu hướng tìm việc làm thư ký bởi mức thu nhập khá cao và ổn định. Và một trong nhiệm vụ chính của thư ký đang khiến các bạn trở nên khó khăn đó chính là ghi biên bản cuộc họp. Chính vì vậy bài viết này của chúng tôi sẽ nêu lên chi tiết các bước để các bạn tư tin hơn với việc làm này.

1. Bước 1 – Chuẩn bị trước

1.1. Tìm hiểu thông tin, chính sách cuộc họp theo quy định công ty

Trước tiên khi bạn mới bắt đầu nhận công việc thư ký thì các bạn cũng cần phải tìm hiểu về những quy định cũng như nội quy cần tuân thủ của công ty, trong đó nội dung chính sách về họp hành bạn không thể bỏ sót, bởi đây là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng đối với công việc này.

Nếu công ty không có những yêu cầu gì liên quan đến cách ghi chép biên bản chính thống thì cần phải tìm hiểu thêm về nội dung cũng như mục đích của cuộc họp là gì? Đồng thời bạn cũng nên mượn một bản sao của biên bản cuộc họp (BBCH) để có thể tham khảo được trước đó tiền bối của mình đã từng ghi chép ra sao.

Biên bản cuộc họp

1.2. Chuẩn bị mẫu biên bản cuộc họp

Thông thường thì nội dung được ghi trong BBCH đều có những mục thông tin khá là giống nhau và đương nhiên các mẫu ghi chép chính thống sẽ dễ dàng hơn. Nội dung chủ yếu cầu phải có sẽ là:

• Tên đầy đủ công ty, doanh nghiệp.

• Loại hình của buổi họp, ví dụ: họp tuần, họp tháng, họp khẩn cấp, họp ban quản lý, họp đặc biệt…

• Đầy đủ các thông tin về giờ, ngày, tháng, năm và địa điểm diễn ra cuộc họp, lưu ý là để trống một khoảng cách để ghi giờ kết thúc.

• Họ tên, chức vụ của chủ tọa hoặc người điều hành cuộc họp và tên của thư ký ( nếu thay thế chủ tọa).

• Danh mục có mặt, vắng mặt kèm theo lý do. Đây được coi là phần thông tin không thể thiếu trong bất kỳ một biên bản cuộc họp nào nên các bạn đặc biệt lưu ý không bỏ qua mục này. Cũng có một vài công ty yêu cầu phải ký tên thư ký vào phần biên bản.

• Nội dung lịch trình cuộc họp diễn ra để đảm bảo đạt được đúng mục đích của cuộc họp. Trong trường hợp công ty không yêu cầu thì cũng nên đề nghị có một bản cho riêng thư ký để trong quá trình diễn ra cuộc họp sẽ được theo dõi và ghi chú được dễ dàng hơn.

1.3. Mang theo sổ ghi chép hoặc công cụ hỗ trợ việc ghi chép

Nếu là một thư ký chuyên nghiệp thì không thể không biết đến bước này bởi đây là vật dụng quen thuộc của vị trí việc làm này. Trong thời gian diễn ra cuộc họp, thư ký cần phải ghi chép biên bản cuộc họp, có thể sẽ phải dành riêng một quyển sổ riêng để chỉ phục vụ việc này hoặc là một thư mục riêng trên máy tính xách tay để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc. Dưới đây là một vài gợi ý tốt nhất để các bạn tham khảo:

• Trong trường hợp BBCH lần trước chưa được ký duyệt thì đừng quên mang theo vào cuộc họp tiếp theo.

• Chuẩn bị thêm thiết bị như máy ghi âm để ghi lại chính xác và đầy đủ nội dung cuộc họp để hỗ trợ trong quá trình viết BBCH. Tuy nhiên thì có một số doanh nghiệp, công ty không chấp thuận việc mang máy ghi âm vào cuộc họp nên các bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ về văn hóa cũng như quy định của công ty để tránh gây ra lỗi.

• Cần phải rèn luyện kỹ năng thần tốc, tốc ký để có thể ghi lại nhanh nhất, nhưng không hẳn là từng câu từng chữ của cuộc họp cũng phải ghi lại, các bạn cũng cần phải chọn lọc sao cho ngữ nghĩa cũng như cuộc hội thoại không bị bóp méo.

• Ngoài ra cũng có một số nơi họ yêu cầu việc ghi chép BBCH phải được công khai, nên có thể sẽ cần phải đến giá vẽ chữ A hoặc máy chiếu hắt. Đồng thời cần phải đảm bảo nội dung ghi chép không bị  nhòe, nguệch ngoạc.

2. Bước 2 – ghi chép biên bản cuộc họp

2.1. Phát tờ danh sách người tham dự

Trước khi bắt đầu hoặc cuối cuộc họp thì hãy phát một tờ cũng hơn theo quy định và để dành chỗ trống để mọi người có thể ghi tên cũng như thông tin liên quan khác.

Trong trường hợp bạn không biết một ai đó trong số tham dự cuộc họp thì có thể nhanh chóng vẽ sơ đồ những chỗ ngồi đồng thời điền những thông tin lên đó trong lúc họ đang giới thiệu về mình. Trong quá trình ghi chép biên bản cuộc họp thì bạn sẽ dựa vào sơ đồ đó để có thể dễ dàng hơn.

Ghi chép Biên bản cuộc họp

2.2. Cố gắng ghi chép được nhiều nội dung cuộc họp

Cần phải tranh thủ thời gian trong lúc cuộc họp chưa chính thức bắt đầu thì hãy cố gắng ghi những nội dung cần thiết có thể ghi trước như: tên loại hình cuộc họp, ngày, tháng, năm cuộc họp diễn ra,…

Trong thời gian diễn ra cuộc họp thì cũng là lúc bạn bắt đầu công việc ghi chép BBCH và đừng quên ghi lại đúng thời gian lúc này. Và có vài lưu ý các bạn cần biết là:

• Nếu công ty, doanh nghiệp bạn không yêu cầu phải có mẫu biên bản họp sẵn thì hãy cố gắng ghi những thông tin chúng tôi vừa nêu ra ở trên cùng của BBCH.

• Nếu trong trường hợp cuộc họp khẩn cấp, được triệu tập vì một mục đích đặc biệt nào đó thì nội dung thông báo cuộc họp được gửi cho các thành viên tham gia cần được đính kèm vào BBCH hoàn chỉnh.

2.3. Tổng hợp kết quả của nội dung đầu tiên

Đa phần các cuộc họp chính thức đều được bắt đầu với nội dung liên quan đến lịch trình làm việc chính vì vậy mà các thư ký cần phải sử dụng động thái này làm ví dụ. Nếu trường hợp ngược lại sử dụng động thái khác thì là một thư ký bạn cần phải đảm bảo được những nội dung được ghi lại đều có thông tin tương tự liên quan:

• Sử dụng chuẩn xác thuật ngữ của phần mở đầu, thường là “tôi chuyển sang” ví dụ: Tôi chuẩn sang nội dung tiếp theo thông qua lịch trình làm việc của cuộc họp này.

• Ghi lại tên của người đề nghị thay đổi nội dung, chính là người chuyển nội dung.

• Nếu trong quá trình cuộc họp có bỏ phiếu mà thành công thì phần kết quả bỏ phiếu phải được viết với nội dung “bỏ phiếu thành công” và tương tự ngược lại.

• Trong trường hợp thư ký không thể ghi lại được chính xác những nội dung cuộc họp kéo dài thì có thể yêu cầu văn bản có nội dung đó. Tuy nhiên cũng có nơi quy định về giới hạn thời lượng nội dung cuộc họp nên các bạn cũng không cần phải quá lo lắng về vấn đề này.

• Nếu trong cuộc họp ngoài vai trò là thư ký thì có thể bạn sẽ phải là người chuyển tiếp nội dung thì bạn cũng có thể ngắt cuộc họp giữa chừng để đảm bảo được việc mục đích ghi chép BBCH được hoàn thành chính xác và không bị gặp vấn đề gì.

>> Xem thêm: Mẫu CV điện điện tử chuẩn nhất và những bí quyết tạo CV ấn tượng giúp bạn vượt qua mọi nhà tuyển dụng.

2.4. Ghi lại một số những nội dung khác phát sinh trong cuộc họp

Mặc dù không phải lúc nào cuộc họp cũng diễn ra theo đúng lịch trình cũng như mục tiêu ban đầu đề ra nên lúc nào bạn cũng cần phải chú ý lắng nghe toàn bộ nội dung cuộc họp để không bị sót bất kỳ một chi tiết nào.

• Trong bất kỳ nội dung thảo luận hay vấn đề gì được nói đến trong cuộc họp đều mang những giá trị riêng, nên bạn cần mô tả chính xác.

• Nếu trong cuộc họp có diễn ra bỏ phiếu thì có thể sẽ phải đòi hỏi thêm người tán thành hoặc ngược lại thì bạn cần phải ghi tên những người đó. Trong trường hợp không biết tên mà lại chưa kịp ghi lại sơ đồ thông tin về họ thì hãy lịch sự hỏi tên để hoàn thành đúng nhiệm vụ.

• Cuối cuộc họp có vấn đề hay nội dung gì cần thay đổi thì bạn cần phải kịp thời điều chỉnh và ghi chú lại trong biên bản cuộc họp. Còn nếu nội dung đó có nhiều tranh cãi hoặc hiển nhiên thì cũng có thể bỏ qua.

2.5. Ghi chép lại những nhiệm vụ được giao

Việc làm này có thể sẽ phải kiểm tra lại các vai trò cũng như nhiệm vụ đã được giao từ trước khi cuộc họp diễn ra và cả những nhiệm vụ mới.

Cũng tùy thuộc vào từng mức độ chính thức của cuộc họp thì cũng có những hành động có thể sẽ bị bỏ qua với danh nghĩa “nội dung mới”.

Ngược lại cuộc họp mức độ không chính thức thì sẽ cần phải tập trung hơn khi có những quyết định rõ ràng được nêu ra. Ngoài ra những vấn đề hay những quyết định nào bị từ chối hay phản đối thì cũng cần phải ghi chép lại kèm tên người đưa ra ý kiến để hoàn thiện của BBCH.

tổng hợp Biên bản cuộc họp

2.6. Tổng hợp

Biên bản cuộc họp là nội dung được ghi lại “được làm” chứ không phải “được nói” như một vài người vẫn lầm tưởng, nên cũng cần phải đáp ứng được những yêu cầu của công ty.

• Ghi lại toàn bộ những nội dung thảo luận với suy nghĩ khách quan nhất có thể. Sử dụng những ngôn từ rõ ràng, xúc tích, không hàm chứa những ý kiến cá nhân đồng thời cũng không nên sử dụng tính từ hoặc trạng từ.

• Tránh việc ghi tên vào phần nội dung tóm tắt thảo luận vì có thể sẽ gây ra những tranh luận cũng như mang lại thái độ không tốt của người tham dự cuộc họp.

2.7. Kết thúc cuộc họp

Hãy ghi lại chính xác thời điểm kết thúc và nhớ thu thập lại tất cả những bản sao báo cáo và đọc lại biên bản cuộc họp xem có lỗi sai sót hay còn nội dung nào chưa rõ thì cần phải hỏi ai đó trước khi họ tan họp.

3. Bước 3 – Hoàn thành biên bản cuộc họp

Trong lúc bạn còn ấn tượng rõ cũng như hình dung lại được diễn biến cuộc họp thì bạn cần phải bắt tay vào việc hoàn thành BBCH một cách sớm nhất có thể.

3.1. Viết BBCH

Tùy thuộc vào quy định cũng như yêu cầu của từng nơi các bạn có thể viết trên các công cụ điện tử như máy tính xách tay hoặc là viết tay. Bạn hãy sử dụng các văn bản, tài liệu, máy ghi âm (nếu có) để tổng hợp và viết BBCH một cách được đầy đủ và chính xác nhất.

Viết Biên bản cuộc họp

3.2. Kiểm tra lại BBCH

Hãy biết cách chia từng đoạn mạch lạc theo chủ đề, quy định hoặc thủ tục riêng biệt, chỉnh sửa sao cho hợp lý, khoa học rồi kiểm tra lại toàn bộ bản BBCH:

• Đọc lại đế phát hiện được lỗi sai chính tả, ngữ pháp.

• Nên lưu ý sử dụng thống nhất một thì xuyên suốt văn bản, hạn chế chuyển đổi các thì.

• Sử dụng ngôn từ, từ ngữ đơn giản và chính xác, không nên sử dụng các từ hoa mỹ, không thực tế.

• Nên tối ưu nội dung, chỉ ghi lại những hành động cần thực hiện chứ không phải những vấn đề thảo luận. Đừng quên đánh số trang.

3.3. Gửi mỗi thành viên trong cuộc họp một bản

Đây là yêu cầu tùy vào từng quy định của công ty, do bạn đã sử dụng những thông tin được ghi trong bảng mà ai đó đã thì những người đó cũng cần phải có được một bản.

3.4. Xin phê duyệt

Bạn có thể sẽ phải đọc to BBCH trong cuộc họp tiếp theo để có thể được thông qua, nên bạn cũng cần phải được phê duyệt trước đó và đánh dấu là đã được chấp thuận.

4. Thư ký – Người trực tiếp viết biên bản cuộc họp

Như ở trên chúng tôi đã nói rằng việc làm này mặc dù đang thu hút được khá là nhiều các ứng viên trẻ, đặc biệt là nữ giới bởi môi trường làm việc chuyên nghiệp, có nhiều cơ hội thăng tiến và mức thu nhập lại tương đối cao.

Đồng thời hiện nay trên Timviec365.vn cũng có các thông tin tuyển dụng vị trí này để các bạn lựa chọn tại 63 tỉnh thành được cập nhật thường xuyên.

Nhưng thực tế để có thể tìm được việc làm thư ký thì lại không đơn giản, ngoài việc sở hữu những kiến thức cũng như trình độ chuyên môn thì các nhà tuyển dụng tại đây cũng có một vài yêu cầu cũng như đòi hỏi của thị trường việc làm này.

Thư ký - người trực tiếp viết biên bản cuộc họp

Dưới đây chúng tôi sẽ nêu ra một vài những yếu tố không thể thiếu nếu bạn đang tìm vị trí việc làm này:

• Có khả năng tổ chức, quản lý thời gian làm việc.

• Có lối tư duy mạch lạc, khách quan, logic.

• Biết cách ghi chép BBCH.

• Khả năng ghi chép nhanh chóng, chính xác trên cả máy tính và giấy tờ.

• Kỹ năng giao tiếp, khả năng xử lý tình huống…

Dựa vào những thông tin liên quan nhất đến biên bản cuộc họp cũng như việc làm thư ký mong rằng đã có thể giúp các bạn giải đáp được mọi thắc mắc về vấn đề này.

 mau-bien-ban-cuoc-hop-giao-ban.doc